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Contratação de frete: Como ser mais eficiente

12 de janeiro 2022 | Seja o primeiro a comentar.

O frete é o processo de transportar as mercadorias da empresa fabricante para seus clientes, sendo capaz de criar vantagem competitiva e colaborar na manutenção do sucesso das empresas. Logo, tudo que o envolve deve ser muito bem analisado.

Por isso, ter boas transportadoras parceiras é fundamental como estratégia para proporcionar uma excelente experiência de compra ao seu cliente e diferencial competitivo de sua empresa frente a concorrentes.

Neste artigo, vamos te explicar quais pontos você deve se atentar na hora de pesquisar transportadoras e como construir um contrato e relacionamento eficazes.

Conhecendo o seu negócio

O primeiro passo e o mais fundamental para fazermos escolhas boas e coerentes ao perfil e necessidades, é e sempre será, conhecer plenamente seu negócio e os desejos de seus clientes.

Nesse momento você precisa identificar e considerar:

  • Os produtos que sua empresa vende precisam de transporte especial?
  • Quais são as projeções ou o histórico de vendas, por região ou por produto?

Não obrigatoriamente você precisa mapear todas essas informações, porém quanto mais detalhes possuir, mais assertiva será sua escolha e melhores serão seus resultados e a satisfação de seus clientes.

Saber se seus produtos são frágeis ou necessitam de algum cuidado especial é obrigatório, pois vai demandar uma transportadora que atenda suas especificações e, não necessariamente será viável para os demais itens de seu portfólio.

Saber quais são as regiões que a empresa já atua e em quais pretende iniciar é útil para poder mapear as transportadoras que atendem, o preço médio de frete, prazo médio de entrega, índices de sinistralidade entre outros fatores que são importantes e podem impactar seu negócio. Esses detalhes podem proporcionar novas parcerias e estratégias de distribuição melhores que o mercado te oferece.

Os fatores-chave para negociar com as transportadoras, para usar a seu favor, são as estimativas de vendas, a quantidade de pedidos e o perfil dos produtos (peso, cubagem, preço). Afinal, quanto maior for seu volume de pedidos, maior seu poder de negociação com as transportadoras por melhores condições de preço e prazo nas tabelas de frete.

Prazos de entrega

Este é mais um ponto que requer sua atenção, os prazos de entrega. Aqui será um direcionador de qual modal e fornecedor de transporte você mais utilizará, além de uma das estratégias para conquistar e reter seus clientes.

Para fazer uma escolha assertiva, sugerimos que sua empresa tenha projeções ou definido:

  • Quais são as regiões do país que mais compram ou que sua empresa pretende vender;
  • Ainda dentro dessas regiões, vendem mais para capital ou algumas cidades específicas;
  • Qual o prazo que seu cliente considera adequado para receber o pedido?
  • Qual o prazo que seus concorrentes costumam entregar?

A questão das regiões, é relevante pois para definir o prazo médio de entrega de seus pedidos. Aqui, você saberá se atende a necessidade e urgência de seus clientes, adotando modal rodoviário, que é o mais usual e econômico ou aéreo, que geralmente é mais rápido, com um custo maior.

Se sua empresa vende diretamente ao consumidor final, os prazos possuem um peso considerável na decisão de compra.  E eles também ditam o valor do frete, pois quanto mais urgente, mais caro tende a ser.  Há clientes que reconhecem essa entrega expressa como um diferencial e aceitam pagar a mais por isso. Outros não. Compete a sua empresa desenvolver transportadores para atender a essas necessidades.

Quando falamos com empresas que vendem para outras empresas, comumente chamado B2B, as variáveis de decisão são outras. Normalmente há um equilíbrio entre o preço do frete com o prazo de entrega, salvo, se for disponibilizado o nome das transportadoras, pois costumam analisar o histórico e o nível de serviço delas, para escolherem a de melhor custo-benefício.

Opções de entrega

Como você já deve ter percebido, falamos com frequência em transportadores, parceiros e fornecedores e sempre no plural. Há uma razão simples: competição e concorrência entre seus fornecedores permitem negociações melhores e conveniência ao seu cliente.

Por ter um bom mix de transportadores sua empresa pode ofertar um frete mais barato ou prazos melhores e o seu cliente terá total independência e autonomia para escolher a opção que mais se adequa às suas necessidades.

Outra opção relevante e muito conveniente às necessidades de seu cliente, além de contar com um grande potencial de gerar novos negócios, são os pontos de retirada ou, também chamados de pick-up point ou pick-up store.

Utilizando a estratégia de pontos de retirada, sua empresa consegue uma redução no custo do frete, já que os pedidos serão entregues em um único local, sem qualquer risco de reentregas ou devoluções, poupando custos adicionais.

Além do quesito redução de custo, se há lojas físicas é possível direcionar a entrega para ela, logo, sempre que o cliente for retirar seu pedido poderá conhecer melhor sua marca, seu portfólio de produtos e, como consequência de uma boa experiência de compra e entrega, comprar novamente contigo.

Caso não possuam lojas físicas, podem disponibilizar por meio de parceiros ou lockers, sendo igualmente vantajoso ao cliente por proporcionar comodidade e conveniência, afinal, alguns horários de entregas são incompatíveis com a agenda dos consumidores e, assim, podem retirar o pedido no melhor horário.

Critérios de seleção

Realizado todos os seus levantamentos e projeções, agora é hora de ir ao mercado em busca dos parceiros de transporte ideal para sua operação.

Como o seu relacionamento com as transportadoras será intenso e frequente, você precisa de confiança e segurança nos serviços prestados para que os produtos cheguem intactos, afinal, são parte da experiência de compra dos seus clientes e representarão a sua marca no momento que o cliente receber em mãos o tão esperado pedido.

Com o objetivo de evitar qualquer problema futuro e riscos desnecessários, devem ser avaliados e levados em consideração alguns pontos. Acompanhe:

  • Abrangência: a maioria das transportadoras existentes são regionais, então não atendem todas as regiões e cidades do país, por isso confira com cada uma qual sua região de atuação. Alinhado a sua estratégia logística, mapeie outros fornecedores para a mesma área, ampliando seu mix de fornecedores;
  • Restrições: identifique em cada transportadora se há algum tipo de restrição para os produtos que você comercializa. Normalmente itens muito grandes, químicos perigosos e alguns outros são transportados por poucas empresas e para regiões específicas. Leve isso em consideração em sua análise, é de suma importância.
  • Precificação: verificar como se dá e quais são as informações e características do pedido ou dos produtos que utilizam para calcular o valor do frete. Há diversas práticas no mercado, como precificação por cubagem, por valor do pedido, pelo peso ou uma combinação de vários fatores.

No seu dia a dia, essa fórmula de precificar o frete é que vai impactar sua operação e vendas, então análise com profundidade esse tópico.

  • Taxas: junto com a fórmula de precificação, é outro item que compõe o preço final do frete e os transportadores possuem total liberdade para aplicá-las. As principais são: taxa de dificuldade de entrega (TDE), taxa de gestão de riscos (GRIS), taxa de restrição ao trânsito (TRT), pedágios e outras. Consulte quais se aplicam ao seu tipo de produto e para as regiões onde serão entregues.

Após entender como cada transportador trabalha e precifica suas entregas e filtrar aqueles que são melhores parceiras para seu negócio, ainda há itens a consultar. Simples e mais fáceis de se obter.

Estamos nos referindo ao seu histórico, a reputação que o transportador possui no mercado. Se for possível, converse com outras empresas que utilizam seus serviços para saber se realmente é seguro firmar parceria.

Certificações também ajudam você a se proteger, afinal se o fornecedor possui algum, significa que é preparado e tem uma gestão preocupada com boas práticas e atendimento ao cliente.

De acordo com o seu segmento de atuação, o nicho de mercado e o perfil e as necessidades de seus consumidores, é possível elencar diversos critérios e pré-requisitos. Cabe somente a você e sua empresa ter isso bem definido para se precaver e, de fato, selecionar os melhores e mais adequados fornecedores de transporte.

Simulação

Agora que já identificou as melhores opções de parceiros, chegou a hora de testar e comprovar, por prova real, como cada um deles trabalha, precifica e presta suporte.

Utilize alguns pedidos que possuem para fazer uma cotação de frete e, se possível, o envio com um dos futuros fornecedores. Dessa forma, há como avaliar a qualidade do atendimento no momento da cotação, se os valores procedem com a tabela utilizada para o cálculo, se realmente cumprem os prazos e atendem a todos os seus critérios.

Entrega realizada com sucesso é um sinal de que temos um escolhido.  Vamos aos trâmites formais? Segue abaixo:

Contrato e tabelas de frete

Vamos formalizar a parceria construindo um contrato. Claro, antes é preciso ler as cláusulas. Listamos as principais e que costumam passar batida:

  • Vigência do contrato e tabela;
  • Índice e periodicidade de reajuste;
  • Forma e período de faturamento;
  • Taxas adicionais: aqui é preciso muita atenção e cautela. Leia todo o contrato e tabela de frete e, se houver alguma indicação, como “Na Grande São Paulo, aplica-se taxa a título de Estadia do Veículo”.

Perceba que apenas é mencionado o nome, porém a fórmula do cálculo não. Para poder se precaver e ser possível realizar o cálculo correto de cada frete, solicite ao transportador o documento auxiliar pertinente a taxa ou cláusula,

São tantos detalhes e informações para conhecer e administrar, não é mesmo?

Fique calmo, hoje já contamos com tecnologias e soluções para a gestão integral e total dos fretes da sua empresa. Desde o processo de cadastro e configuração de tabelas, que permite o correto cálculo dos fretes, inclusive aplicando todas as taxas adicionais e demais cláusulas do seu contrato.

 

Tecnologia para gestão

Após este árduo trabalho para identificar e negociar com os melhores fornecedores de fretes para sua empresa, é vital realizar a gestão de toda essa operação. Neste momento o uso de um TMS Embarcador se faz necessário, promovendo automações de processos, gestão de todos os documentos, contratos, tabelas e ocorrências de entrega e ainda facilita sua gestão financeira, realizando auditorias automaticamente nas faturas de frete, indicando qualquer tipo de divergência de valor, serviço não prestado ou contratado e cobrança em duplicidade.

Entre em contato conosco e saiba tudo que o DATAFRETE, uma solução inteligente em frete pode proporcionar à sua operação de fretes.

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