Gestão Financeira e Auditoria
31 de agosto 2022 | Seja o primeiro a comentar.
Toda empresa sabe como é importante ter um planejamento financeiro definido e realizar o acompanhamento e auditoria dos gastos, para manter o equilíbrio entre as receitas e as despesas, garantindo a saúde do negócio.
E uma fonte de despesa relevante, que pode comprometer até 10% ou mais do faturamento das empresas, dependendo da maturidade e do nível de gestão, é o custo com transporte. E por conta da alta volatilidade no preço dos combustíveis, essa fonte de despesa corre o risco de sair do controle, se mal gerida.
Existem diversas estratégias e soluções que podem ser adotadas pelas organizações, algumas mais simples e práticas e outras mais complexas, para, no primeiro momento controlar as despesas e, a partir de então, reduzir seus gastos com fretes.
Normalmente recomenda-se a negociação de todos os contratos de fretes com suas transportadoras parceiras e o desenvolvimento de novos fornecedores, para ampliar a concorrência entre eles, beneficiando-se assim da competição.
A questão mais complexa no atual cenário, é que essa alta de preços é generalizada. Logo, o mais adequado e recomendado para garantir que os contratos e tabelas de frete estão sendo cumpridos, é realizar o processo de auditoria.
Esse processo costuma ser realizado na fase final, antes do pagamento pela equipe financeira, que deverá conferir e analisar se cada Conhecimento de Transporte registrado na fatura realmente procede com os serviços prestados por aquele transportador específico e se o valor cobrado está correto, conforme estipulado por seus contratos de fretes.
É uma tarefa complexa e delicada que requer muita atenção e concentração, quando realizada de forma manual, sem qualquer sistema bem como pleno entendimento da tabela de frete vigente que sua empresa possui, pois ela é a base para toda simulação de frete e define a transportadora responsável pelas entregas.
Há um detalhe muito significativo, cada fatura que a transportadora emite é um agrupamento de Conhecimentos de Transporte, onde, justamente cada Conhecimento de Transporte também pode ser um agrupamento de notas fiscais ou pedidos de sua empresa ou seus clientes, e com isso, a auditoria ganha uma quantidade de documentos absurda e humanamente improvável de ser realizada sem qualquer erro, ainda mais quando os prazos costumam ser pequenos.
E para assegurar que as auditorias sejam eficazes, toda organização deve estabelecer os procedimentos e as ações administrativas vinculados ao cumprimento do contrato estabelecido com os prestadores de serviços de transportes e o pagamento assertivo dos serviços realizados.
A auditoria de fretes representa um maior controle financeiro e redução de custos na operação.
Processo de auditoria de fretes
A auditoria de fretes é um meio de garantir que os valores que estão sendo cobrados, são os negociados com os fornecedores de serviços de transportes. Trata-se de uma análise técnica e minuciosa, visto que o aumento nos custos de fretes pode acontecer por outros fatores.
Motivos para a variação de preços
Há diversos motivos para a variação de preço e aumento dos custos com fretes. Elencamos os principais e mais comuns:
- Fretes pagos e não realizados sem a devida justificativa;
- Reajuste automático de tabela de frete sem aprovação;
- Alteração de taxas adicionais sem aprovação;
- Cálculo incorreto dos componentes de fretes;
- Cálculo fora da tabela negociada;
- Cobranças em duplicidade;
- Serviços não negociados;
- Serviços não prestados pela transportadora;
- Sinistros sem a devida tratativa.
Falta de contestação de sinistros e avarias
A falta de relatórios e histórico de dados pode fazer com que situações importantes sejam esquecidas. É recomendável ter um mapeamento preciso das situações de sinistros e avarias, a fim de identificar um padrão, que pode ser remediável.
É fundamental que todo sinistro tenha as devidas tratativas e acompanhamento. Esses dados também servem de indicador de desempenho das transportadoras. Uma transportadora com muitas avarias ou extravios, pode e deve ser substituída.
Ao manter o controle deste processo, o embarcador reduz seu custo com transporte e recebe o valor via desconto em fatura ou reembolso bancário.
Alguns pontos que precisam de sua atenção e análise:
- Alto índice de sinistro e avarias cometidos pela mesma transportadora;
- Sinistros sem o devido tratamento, com BO e acionamento de seguro;
- Regiões onde a entrega é inviável;
- Possíveis fontes da anomalia;
Fraude no pagamento de fretes
Esse é um problema bem grave e pode ser difícil de descobrir. Às vezes, os valores desviados são pequenos, mas a longo prazo são bem representativos.
A fim de reduzir os riscos, algumas práticas são recomendadas:
- O colaborador que contrata os fretes deve ser diferente do responsável pela auditoria e aprovação dos pagamentos;
- A empresa deve possuir um módulo de aprovação de pagamentos de fretes;
- Realizar um rodízio dos operadores de transporte, para evitar vínculos com as transportadoras;
- O operador não deve ser capaz de alterar a tabela de fretes;
- Avaliar se houve adulteração do peso da carga para aumentar o valor do frete;
E então, como garantir e facilitar o pleno cumprimento de todas as cláusulas contratuais, procedimentos e identificar as divergências com rapidez e facilidade sem a necessidade de inflar em demasiado a equipe financeira?
Se a quantidade de Conhecimentos de Transporte for relativamente baixa em sua empresa, a sugestão mais pertinente à sua realidade pode ser simples, adotando as melhores práticas de auditoria do mercado:
- Ser feita por uma pessoa com conhecimento dos componentes de frete;
- Estabelecer um fluxo de validação, contestação e aprovação de faturas;
- Estabelecer um procedimento junto a cada transportadora, quanto ao reembolso de valores cobrados indevidamente, sinistros e avarias;
- Ser realizada de forma periódica, antes do vencimento da fatura;
- Para definir a periodicidade, pode se utilizar como critérios o total de conhecimentos de transportes recebidos por dia e o vencimento das faturas.
Agora, se sua empresa for de porte maior e possuir um volume significativo de Conhecimentos de Transporte, o principal e mais racional método é, justamente, a adoção de tecnologias que estão disponíveis no mercado para automatizar todo o processo de conferência e análise prévia das inconsistências, gerando relatórios de forma prática e automática.
As principais vantagens que o Módulo de Auditoria DATAFRETE te entrega:
- Automatização do processo;
- Dupla auditoria realizada sobre as faturas de frete;
- Identificação das inconsistências automaticamente e antecipadamente;
- Liberação automática das faturas sem inconsistências;
- Redução do tempo de trabalho da equipe;
- Informações disponíveis aos gestores;
E você, já usa algum tipo de tecnologia em sua gestão financeira de fretes?
Para se informar e saber mais entre em contato com a gente!
Escrito por:
André Vieira
Coordenador de Implantação e Produto
Sobre nós
Com mais de 500 marcas clientes e situada em Blumenau-SC, um polo tecnológico, a DATAFRETE desenvolve soluções para gestão de frete embarcador. Suas soluções possibilitam as empresas otimizarem seus processos logísticos de transporte, melhorando seus indicadores.