Toda empresa que contrata serviços de transporte precisa tomar alguns cuidados no momento de selecionar seus parceiros logísticos. Isso porque a decisão por uma ou outra transportadora causa impacto em vários aspectos, sobretudo em dois fatores: custo do frete e nível de serviço.

Em geral, o transporte representa a maior parcela dos custos logísticos totais de uma indústria. Isso, por si só, já justifica um olhar mais criterioso do embarcador com relação às negociações de frete, no sentido de buscar condições mais atrativas em um mercado altamente competitivo.

Do mesmo modo, a qualidade do transporte deve ser tratada como prioridade pelos gestores e, neste caso, o transportador assume um papel fundamental para atingir a satisfação do cliente, uma vez que atua como “extensão da empresa” na hora da entrega. Em outras palavras, significa dizer que a experiência de compra do consumidor final está diretamente ligada ao sucesso (ou insucesso) da entrega do pedido.

A partir desses pontos, fica claro que este é um tema que exige muita atenção, afinal, ninguém quer perder dinheiro (nem clientes) devido à falta de critério na escolha dos transportadores.

Pensando nisso, neste material você terá acesso às boas práticas para o processo de contratação e homologação de transportadoras.

 Boas práticas para contratação e homologação de transportadoras

Um fator importante antes mesmo de iniciar a negociação com a transportadora é compreender exatamente quais são as principais características da sua logística de transporte, e identificar as necessidades a serem atendidas com a contratação.

Por mais óbvio que pareça, vale reforçar que o embarcador precisa conhecer as particularidades envolvidas na sua operação logística e no transporte de suas mercadorias, e isso significa saber:

1. Com relação ao perfil da carga: é volumosa? É pesada ou é leve? É frágil? Qual o padrão dos volumes? O valor do produto transportado é alto?
2. Com relação ao manuseio e transporte: a carga é (ou pode ser) paletizada? Qual tipo de embalagem é utilizado? Requer equipamentos específicos durante a movimentação?
3. Com relação à operação: quais os procedimentos e horários de coleta? Existem entregas agendadas e/ou clientes com dificuldade no recebimento?
4. Com relação aos processos administrativos: são firmados contratos junto aos parceiros? Como é tratada a questão do seguro da carga? Em caso de avarias ou sinistros, quais ações são tomadas? Há indicadores de desempenho e de que maneira são medidos?

Além de responder essas perguntas, o gestor deve ter mapeado tudo o que precisa ser atendido com o serviço a ser contratado, como por exemplo: regiões e limites de prazos, se a entrega será centralizada em um parceiro ou realizada diretamente no cliente final, a volumetria prevista e o orçamento (% do frete) para esta operação, etc.

Informações como essas servem de subsídio para o contratante do frete direcionar a negociação para um formato de precificação mais aderente ao seu perfil de carga, assim como lhe oferecem mais argumentos no momento da negociar. Além disso, conseguirá tratar com um maior nível de detalhe todos os requisitos vinculados ao transporte, com o objetivo de alcançar além do melhor preço, patamares adequados de qualidade e eficiência no atendimento.

Conhecendo os detalhes operacionais e todas as condições que a contratação deve abranger, alguns pontos merecem ser considerados pelo embarcador ao selecionar suas transportadoras.

1.  Avaliação das Propostas

Um problema comum entre muitas empresas embarcadoras é a dificuldade que os gestores têm em interpretar e calcular corretamente as tarifas aplicadas no transporte de cargas.

Determinadas tabelas de frete podem gerar dúvidas devido à complexidade na composição dos valores, provocando análises errôneas e, consequentemente, tomada de decisões equivocadas.

No entanto, é imprescindível que todos os componentes presentes nas tabelas sejam avaliados detalhadamente – de acordo com as rotas, faixas de peso e faixas de valor de mercadoria – bem como impostos, valores mínimos e eventuais taxas destacadas no campo das generalidades, já que participam diretamente na formação do preço do frete.

No transporte fracionado de cargas, para que ocorra uma avaliação precisa das propostas, uma boa prática é solicitar aos transportadores toda a documentação pertinente à tabela, tais como:

• Tarifário;
• Lista de cidades que compõem as regiões;
• Relação de prazos de entrega por cidade e/ou faixa de CEP;
• Taxas adicionais: Taxa de Dificuldade de Acesso (TDA), Taxa de Dificuldade de Entrega (TDE), Taxa de Restrição ao Trânsito (TRT), etc.

A partir da correta compreensão do cálculo da tabela de frete e de posse das informações acima, é indicado realizar simulações de frete considerando múltiplos cenários – faixas de peso e rotas distintas, locais de difícil acesso, destinatários com características específicas de entrega, entre outras particularidades.

Para que o processo de simulação seja mais efetivo, o embarcador pode gerar a movimentação do que foi transportado em determinado período e encaminhar ao transportador para que ele apresente o cálculo aberto de cada embarque. Dessa forma, é possível analisar o valor total do frete por data, por transporte e por componente de frete, identificando os aspectos positivos e negativos de cada proposta.

Verificar os itens complementares da proposta como faturamento mínimo, vigência e forma de reajuste da tabela também é indispensável para que, no decorrer da negociação, seja possível identificar a necessidade de ajustes de datas e valores.

O faturamento e vencimento das faturas de transporte é outro ponto que deve ser considerado. É interessante firmar um acordo financeiro junto ao transportador levando em conta o período de faturamento e o prazo de pagamento mais adequados para a empresa. Por exemplo, em uma proposta cujo o faturamento é quinzenal + 15 dias para o vencimento, é preciso avaliar se esta condição atenderá da melhor forma tanto a questão financeira (fluxo de caixa), quanto aos processos internos, ou seja, se haverá tempo hábil para executar rotinas como: auditoria dos valores, entrada dos documentos no sistema de gestão, programação de pagamento, etc.

2.  Análise de Mercado

Considerando que a entrada de um novo parceiro de transporte é algo que interfere não apenas no âmbito financeiro, mas também no sucesso da operação logística da empresa, é natural que esta decisão seja apoiada no máximo de informações possíveis sobre o transportador.

Por isso, é válido buscar referências sobre a qualidade do serviço, isto é, como o mercado avalia esta transportadora com relação à sua estrutura e atendimento, visitar suas instalações, verificar as condições da frota, conhecer sua operação e compreender seu fluxo de transporte.

Esta pesquisa é essencial para saber com quem e em quais condições estará seu produto a partir da coleta, e reforça, inclusive, a importância de analisar outros aspectos que não apenas o preço do frete.

3.  Segurança da Carga

Na esteira do ponto anterior, avaliar a segurança da carga é premissa em toda contratação. Além dos sinistros e avarias decorrentes do transporte, com o alto índice de roubo de cargas no país – especialmente em determinadas regiões que já são conhecidas por esta razão – poucas ações se tornam tão relevantes quanto a adoção do seguro.

Portanto, é necessário verificar junto ao transportador sobre a cobertura do seguro, os limites contratados, a vigência e também o pagamento em dia. Obviamente, isso não garante que nada de ruim aconteça, mas dará respaldo para acioná-lo em eventuais danos e prejuízos com a carga.

4.  Homologação  

Tomada a decisão pela contratação de determinado transportador, após validada a proposta e as condições de atendimento, cabe aplicar na prática tudo aquilo que foi previsto na negociação.

Neste momento, é interessante realizar uma espécie de “período de testes” para que a empresa e a transportadora possam alinhar os detalhes e conhecer os imprevistos que venham a surgir de ambos os lados, encontrando assim a melhor forma de atender suas necessidades.

A sugestão é que a entrada de um novo parceiro de transporte ocorra de maneira gradativa – iniciando por um estado, região ou lista de clientes, por exemplo – possibilitando realizar ajustes na medida em que o volume de carga e abrangência sejam ampliados. Outra dica é que nesta fase a operação seja monitorada de perto tanto pela transportadora quanto pelo embarcador, e sejam colhidos feedbacks constantes de todos os envolvidos.

Atingidos os objetivos esperados, a homologação pode ser formalizada através de uma reunião, avaliando os resultados obtidos até então e reforçando as expectativas com a contratação.

5.  Gestão de Resultados

Concluídas as etapas de negociação, contratação e homologação dos transportadores, implantar indicadores é fundamental para medir o desempenho dos serviços prestados. 

É recomendado criar uma rotina na área de Transporte, com base em objetivos e metas a serem atingidos, visando avaliar periodicamente os resultados da operação e dos parceiros logísticos.

Dentre os principais pontos a serem avaliados estão: custo de transporte como percentual das vendas, custo do frete por unidade expedida, acuracidade na emissão de documentos, avarias ocorridas no transporte e eficiência de entrega.

E para auxiliar os gestores na obtenção e organização dos dados de sua operação de transporte, o sistema TMS é a solução mais indicada. Aliás, não apenas na gestão de resultados, mas durante o ciclo da contratação, o TMS apoia o embarcador em diferentes análises, otimizando tempo e garantindo efetividade ao processo de seleção e contratação de transportadoras.