A logística desempenha um papel fundamental na indústria, afetando diretamente a eficiência operacional e os custos. Um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas é o controle e otimização dos custos de transporte, uma vez que o transporte de mercadorias representa uma parcela significativa dos gastos logísticos. Neste contexto, as auditorias de fretes surgem como uma ferramenta útil para identificar e reduzir custos desnecessários, como cobranças duplicadas ou valores divergentes.
É também a auditoria de fretes que ajuda o gestor de forma eficaz e estratégica a cumprir com o orçamento previsto na hora da execução da distribuição. E também aponta quais são os parceiros mais idôneos e com menor incidência de erros documentais neste processo.
Para saber mais sobre o papel estratégico e como tornar a auditoria de fretes mais eficiente, confira as dicas que separamos abaixo!
Complexidade que exige uma auditoria de fretes eficiente
Os custos de transporte podem ser complexos e difíceis de rastrear. Eles incluem não apenas taxas de frete, mas também uma série de encargos adicionais, como taxas de acesso, pedágios, sobretaxas, e outros.
Os Conhecimentos Eletrônicos de Transporte, ou CTEs, precisam ser preenchidos com todas estas informações e conferidos antes do pagamento. Erros de cálculo, infelizmente, podem ser comuns na hora do preenchimento dos CTEs, bem como da nota fiscal e os valores de frete nem sempre batem com o projetado na hora da contratação do serviço.
São os chamados erros de faturamento e discrepâncias entre o que foi acordado contratualmente e o que é efetivamente cobrado. Isso torna essencial uma análise minuciosa das faturas de frete, o que pode levar tempo e se tornar inviável em uma operação manual.
Identificação de erros e fraudes
Ainda é bastante comum que boa parte da indústria realize a auditoria de fretes por amostragem. Isso porque, conferir manualmente todos os documentos de cobrança demanda muito tempo e mão-de-obra, tornando a operação insustentável. O problema da auditoria por amostragem é que encontrar alguma incoerência de cobrança depende apenas do feeling dos profissionais e da sorte na escolha dos documentos que serão conferidos. Ou seja: não proporciona uma visão real da efetividade dos pagamentos.
Assim, cada vez mais a auditoria tem se tornado fundamental, desde que feita de forma eficiente, através da automação. Uma das principais vantagens da auditoria de fretes automatizada é a capacidade de identificar erros de faturamento e, em alguns casos, até as mesmas fraudes, a partir de uma varredura rápida e completa nos documentos de cobrança.
Erros simples, como a cobrança incorreta de taxas ou a aplicação de sobretaxas indevidas, podem passar despercebidos se não houver um processo de auditoria adequado, em que o sistema logístico identifica e bloqueia o pagamento de notas com informações inconsistentes.
Da melhoria na negociação à escolha do parceiro logístico
Ao auditar automaticamente as faturas de frete, as empresas contam com dados valiosos sobre seus padrões de gastos e desempenho logístico, bem como histórico dos fornecedores com mais e menos inconsistências, atrasos e outros detalhes. Essas informações podem ser usadas em negociações contratuais com transportadoras e fornecedores de serviços de transporte. Com insights sólidos sobre as tendências de custos, as empresas estão em posição de contratos mais projetados, estabelecendo tarifas e condições que refletem com maior precisão suas necessidades e orçamento.
Isso sem contar a redução de custos, com a eliminação de pagamentos duplicados ou de valores incorretos. A diferença pode chegar a milhares de reais a cada mês, em cenários com e sem auditoria automatizada.
Assim, com uma auditoria de fretes automatizada, a sua indústria torna-se mais eficiente, otimiza e agiliza o trabalho de conferência, atuando somente sobre as notas incorretas. E ainda se torna mais lucrativa, com um processo de melhoria contínua no relacionamento com os parceiros logísticos.
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