Empresas querem investir em inteligência artificial, automatizar processos e usar novas tecnologias para tomar decisões melhores. Mas quantas conseguem responder com segurança quanto custa atender um pedido, onde perdem margem ou quais etapas da operação comprometem seus resultados?

Essa foi a provocação de Maicon Machado, gerente de Operações da DATI, durante o DATAFRETE Summit 2026. Em sua plenária, “Antes da IA, a verdade operacional: estoque, custos e dados por trás do crescimento”, Maicon trouxe uma questão importante para empresas que buscam eficiência: antes de investir em novas tecnologias, é preciso entender os dados que a operação já possui.

Com mais de 15 anos de experiência em gestão e processos, Maicon conhece os desafios de liderar operações em expansão, equilibrando custos, nível de serviço e eficiência. Sua apresentação mostrou por que esse equilíbrio depende de informações confiáveis e compartilhadas entre as áreas.

Afinal, não basta ter sistemas e indicadores se cada equipe trabalha com números diferentes ou precisa recorrer a planilhas e conversas para entender o que está acontecendo.

O crescimento aumenta a complexidade antes de mostrar os resultados

Quando uma empresa amplia suas vendas, os impactos aparecem em diferentes áreas. O marketing gera demanda, compras e importação trabalham para garantir o abastecimento, a logística coordena estoques e entregas, enquanto a diretoria acompanha os resultados e cobra eficiência.

Cada área tem suas responsabilidades, sistemas e indicadores. O desafio é fazer com que todas trabalhem com informações consistentes sobre o mesmo negócio.

Na prática, uma campanha comercial pode aumentar a demanda por determinado produto sem que o estoque esteja preparado para atender aos pedidos. Uma decisão de abastecimento pode melhorar a disponibilidade de mercadorias, mas elevar os gastos com armazenagem. E uma mudança na contratação de transportadoras pode reduzir o valor do frete, mas comprometer os prazos de entrega.

Essas decisões estão conectadas, mesmo quando são tomadas por equipes diferentes. Sem informações confiáveis, fica mais difícil avaliar os impactos de cada escolha e entender por que os resultados esperados não aparecem.

Para Maicon, construir a verdade operacional passa por conseguir responder a perguntas fundamentais: quanto estoque a empresa possui, quanto custa operar, onde estão os gargalos, como os resultados estão mudando e quais decisões precisam ser tomadas.

Estoque e frete: como entender o custo real da operação

Estoque saudável equilibra disponibilidade, serviço e dinheiro investido

Manter produtos disponíveis é essencial para atender à demanda e cumprir os prazos prometidos. Mas o excesso de mercadorias também significa dinheiro parado, mais espaço ocupado e maior risco de produtos perderem valor ou ficarem sem saída.

Durante a apresentação, Maicon destacou a importância de acompanhar indicadores como acurácia, giro, ruptura e tempo de permanência dos produtos. Observar mercadorias paradas há 90, 180 ou 365 dias, por exemplo, ajuda a identificar situações que podem passar despercebidas quando a análise considera apenas o volume total em estoque.

Essa avaliação precisa levar em conta o comportamento de cada produto. Um item com alta procura exige uma estratégia diferente daquela aplicada a um produto com demanda irregular ou que está chegando ao fim do seu ciclo de vida.

O objetivo não é simplesmente manter menos mercadorias armazenadas, mas encontrar um equilíbrio entre disponibilidade, nível de serviço e dinheiro investido em estoque. Para isso, os dados precisam apoiar decisões de compra, reposição e planejamento, evitando tanto o excesso de produtos quanto a falta de itens necessários para atender aos pedidos.

O custo logístico vai muito além do frete

Quando a empresa avalia suas despesas logísticas, o valor cobrado pelas transportadoras costuma ser uma das primeiras referências. É um gasto visível, registrado em faturas e que pode ser comparado entre parceiros.

Mas, como destacou Maicon, o custo de atender um pedido envolve outros componentes que também afetam os resultados:

• Transporte: fretes contratados, cobranças adicionais e reentregas.
• Capital: dinheiro investido em mercadorias que ainda não foram vendidas ou entregues.
• Armazenagem: espaço, movimentação e recursos necessários para manter os produtos.
• Perdas: mercadorias danificadas, extraviadas, obsoletas ou sem saída.
• Devoluções: custos de retorno, reprocessamento e atendimento.
• Sistemas: ferramentas e recursos utilizados para administrar e acompanhar a operação.

A dimensão desse desafio aparece nos dados do Instituto de Logística e Supply Chain (ILOS). Segundo levantamento referente a 2023, os custos logísticos brasileiros chegaram a 18,4% do Produto Interno Bruto (PIB). Os custos de transporte representaram 9,3% do PIB, enquanto os custos de estoque corresponderam a 7,0%.

Esses percentuais representam a participação dos custos logísticos no PIB brasileiro, e não na receita das empresas. Ainda assim, ajudam a dimensionar o peso do transporte e dos estoques na economia.

Na rotina da operação, entender essa conta exige olhar além do valor contratado. Imagine uma empresa que negocia uma tarifa menor, mas passa a enfrentar mais atrasos, reentregas e contatos no atendimento. A economia identificada na fatura pode não representar uma redução real das despesas quando os impactos sobre o restante da operação entram na análise.

Por isso, acompanhar os valores negociados, conferir as cobranças e avaliar o desempenho das transportadoras são etapas importantes para entender os gastos com transporte. A auditoria de fretes e de CT-e ajuda a identificar divergências, enquanto a análise das ocorrências permite investigar problemas recorrentes e avaliar quais parceiros exigem atenção.

Dados espalhados dificultam a gestão da operação

Quantos sistemas, planilhas e conversas são necessários para entender um pedido?

ERP, WMS, TMS, plataformas de BI, planilhas, WhatsApp e e-mails podem fazer parte da rotina de uma mesma operação. Cada ferramenta atende a uma necessidade, mas a quantidade de sistemas não garante que as informações estejam organizadas ou sejam fáceis de consultar.

O problema aparece quando a equipe precisa acessar diferentes portais, cruzar planilhas e confirmar dados com outras áreas para entender o que aconteceu com um pedido ou explicar uma divergência de cobrança.

Em operações que trabalham com diversas transportadoras, acompanhar entregas e ocorrências em ambientes separados dificulta a comparação de resultados. A equipe pode gastar tempo reunindo informações que deveriam estar disponíveis para análise, enquanto problemas recorrentes demoram mais para ser identificados.

É nesse contexto que TMS Embarcador contribui para a organização da gestão de transportes. Ao reunir informações e processos relacionados ao transporte, o sistema facilita o acompanhamento da operação e reduz a dependência de controles paralelos.

O papel do TMS vai além de executar processos

Na rotina operacional, um TMS Embarcador pode apoiar atividades como gestão das transportadoras parceiras, acompanhamento dos fretes, controle de ocorrências e auditoria das cobranças. Isso ajuda a equipe a identificar divergências e agir sobre problemas que afetam prazos, despesas e nível de serviço.

Mas a contribuição não termina na execução. Os dados gerados pela operação também precisam ajudar os gestores a entender resultados, identificar tendências e decidir onde agir.

É nessa etapa que dashboards, relatórios e indicadores ganham importância. Em vez de analisar cada ocorrência isoladamente, a gestão pode acompanhar informações consolidadas sobre despesas de transporte, cobranças auditadas, desempenho das transportadoras e problemas recorrentes.

Com essa visão, torna-se mais fácil investigar por que os gastos aumentaram, quais parceiros precisam de acompanhamento mais próximo e onde existem oportunidades de melhoria. Os relatórios também ajudam a comparar resultados ao longo do tempo e avaliar se as ações adotadas estão produzindo o efeito esperado.

Essa diferença é importante: executar um processo permite resolver uma demanda específica; analisar os resultados de várias demandas ajuda a entender o que precisa mudar na operação.

Antes da IA, a operação precisa saber o que os dados mostram

A inteligência artificial amplia as possibilidades de análise, previsão e automação. Mas, antes de investir nessas aplicações, a empresa precisa saber quais problemas pretende resolver e se possui informações confiáveis para orientar as decisões.

Na apresentação, Maicon propôs uma evolução da maturidade operacional em quatro etapas: registrar, visualizar, prever e recomendar.

Primeiro, é necessário registrar o que acontece. Depois, conseguir visualizar os dados e identificar o que merece atenção. Com uma base consistente, a empresa pode avançar para previsões e recomendações que apoiem decisões.

Na logística, essa evolução pode começar com perguntas práticas: quais transportadoras apresentam mais divergências nas cobranças? Em quais regiões os atrasos são recorrentes? Quais ocorrências consomem mais tempo da equipe? Onde os gastos estão aumentando e por quê?

Responder a essas perguntas exige informações organizadas e indicadores que ajudem a identificar o que precisa ser investigado. Só então faz sentido avançar para análises mais sofisticadas.

O TMS da DATAFRETE contribui para essa estrutura ao reunir informações e processos de transporte, apoiar a auditoria de fretes e de CT-e e oferecer recursos para acompanhar indicadores e resultados da operação.

Na prática, isso permite identificar diferenças entre valores negociados e cobrados, acompanhar ocorrências e analisar o desempenho dos parceiros logísticos. Com dashboards e relatórios de gestão, essas informações podem ser consultadas de forma consolidada, ajudando a identificar desvios, acompanhar resultados e direcionar esforços para os pontos que exigem atenção.

Essa estrutura não substitui os sistemas responsáveis por estoque, compras ou gestão financeira. Sua contribuição está em dar mais consistência e visibilidade às informações de transporte, permitindo que elas apoiem decisões relacionadas a custos, prazos e desempenho operacional.

A verdade operacional começa antes da próxima decisão

A apresentação de Maicon Machado no DATAFRETE Summit trouxe uma reflexão que antecede qualquer discussão sobre inteligência artificial: antes de buscar novas tecnologias, a empresa precisa confiar nas informações que já possui.

Conhecer o estoque, entender os custos e identificar gargalos exige mais do que acumular indicadores. É necessário saber de onde vêm os dados, se representam a realidade e como podem ajudar as diferentes áreas a tomar decisões coerentes.

Na gestão de transportes, isso significa acompanhar cobranças, avaliar o desempenho das transportadoras, identificar ocorrências recorrentes e entender onde a operação precisa de ajustes. Com informações organizadas, os gestores conseguem investigar problemas com mais clareza e avaliar melhor os impactos de suas escolhas.

Quanto maior o volume de pedidos e a complexidade da operação, mais difícil fica depender de controles manuais e de informações que só podem ser reunidas quando surge um problema.

Antes de perguntar qual tecnologia pode transformar a operação, vale começar por uma questão mais próxima da rotina: os dados disponíveis hoje são suficientes para explicar o que acontece e decidir o que precisa ser feito?